מדריך מפורט ליצירת חשבונית ב-CRM
מדריך זה יסביר בפירוט כיצד ליצור חשבונית חדשה במערכת ה-CRM שלך, כולל אפשרויות מתקדמות ודגשים חשובים.
שלב 1: גישה לאזור החשבוניות
נווט אל "מכירות" > "חשבוניות" בתפריט הראשי של מערכת ה-CRM.
אפשרויות נוספות:
- צפייה בחשבוניות קיימות: ניתן לסנן ולחפש חשבוניות לפי תאריך, סטטוס, או לקוח.
- ייצוא רשימת חשבוניות: אפשרות לייצא את רשימת החשבוניות לקובץ Excel לניתוח נוסף.
שלב 2: יצירת חשבונית חדשה
לחץ על הכפתור "חשבונית חדשה" בפינה השמאלית העליונה של הדף.
אפשרויות מתקדמות:
- שכפול חשבונית קיימת: ניתן ליצור חשבונית חדשה על בסיס חשבונית קיימת.
- יצירה מהירה: אפשרות ליצירת חשבונית מהירה עם פרטים בסיסיים בלבד.
שלב 3: בחירת לקוח
בחר את הלקוח מהרשימה הנפתחת או הוסף לקוח חדש על ידי לחיצה על "הוסף לקוח חדש".
פרטי לקוח:
- פרטי קשר: שם מלא, כתובת, טלפון, דוא"ל.
- פרטי חיוב: כתובת לחיוב (אם שונה מכתובת המשלוח).
- הגדרות מיוחדות: תנאי תשלום ספציפיים, הנחות קבועות.
טיפ: ניתן להגדיר שדות מותאמים אישית עבור לקוחות דרך הגדרות המערכת.
שלב 4: הגדרת תאריכים
הגדר את תאריך החשבונית ואת תאריך הפירעון.
אפשרויות תאריכים:
- תאריך החשבונית: בדרך כלל תאריך היום, אך ניתן לשנות.
- תאריך פירעון: ניתן להגדיר ידנית או אוטומטית לפי תנאי התשלום.
- תאריך אספקה: אם רלוונטי, ניתן להוסיף תאריך אספקה משוער.
חשוב: וודא שתאריך הפירעון תואם את מדיניות התשלום של העסק שלך ואת ההסכם עם הלקוח.
שלב 5: הוספת פריטים
הוסף את הפריטים לחשבונית על ידי בחירתם מהרשימה או הוספת פריטים חדשים.
אפשרויות פריטים:
- בחירה מקטלוג: בחר פריטים מרשימת המוצרים או השירותים המוגדרים מראש.
- הוספת פריט חדש: הגדר פריט חד פעמי עם תיאור, כמות ומחיר.
- הנחות: הוסף הנחה ברמת הפריט או ברמת החשבונית כולה.
- מיסים: הגדר מיסים לכל פריט או לחשבונית בכללותה.
טיפ: השתמש בתכונת "קבוצות פריטים" ליצירת חבילות מוצרים או שירותים נפוצים.
שלב 6: הוספת הערות ותנאים
הוסף הערות, תנאים נוספים או מידע חשוב לחשבונית.
אפשרויות הערות:
- הערות פנימיות: הערות שרק צוות החברה יכול לראות.
- הערות ללקוח: מידע שיופיע בחשבונית שנשלחת ללקוח.
- תנאים והגבלות: הוסף את התנאים וההגבלות הסטנדרטיים של העסק.
שלב 7: הגדרות מתקדמות
התאם את החשבונית עם הגדרות נוספות לפי הצורך.
אפשרויות מתקדמות:
- מטבע: בחר את המטבע הרלוונטי אם עובדים עם מטבעות שונים.
- שפה: בחר את שפת החשבונית אם המערכת תומכת במספר שפות.
- תבנית עיצוב: בחר תבנית עיצוב מותאמת אם הוגדרו מראש.
- חתימה דיגיטלית: הוסף חתימה דיגיטלית אם נדרש.
שים לב: חלק מההגדרות המתקדמות עשויות להשפיע על הדיווח הפיננסי. התייעץ עם רואה החשבון שלך במקרה של ספק.
שלב 8: שמירה ושליחה
לאחר שסיימת להזין את כל הפרטים, שמור את החשבונית ושלח אותה ללקוח.
אפשרויות סיום:
- שמירה כטיוטה: שמור את החשבונית כטיוטה אם נדרשת עבודה נוספת.
- שמירה ושליחה: שמור את החשבונית ושלח אותה ישירות ללקוח באמצעות דוא"ל.
- הדפסה: הדפס את החשבונית או צור קובץ PDF.
- תזמון שליחה: הגדר מועד עתידי לשליחת החשבונית.
טיפ: השתמש בתכונת המעקב כדי לראות מתי הלקוח פתח את החשבונית שנשלחה באמצעות דוא"ל.
הגדרות מערכת נוספות:
כדי להתאים את תהליך יצירת החשבוניות לצרכי העסק שלך, בדוק את האפשרויות הבאות בהגדרות המערכת:
- מספור אוטומטי: הגדר תבנית למספור אוטומטי של חשבוניות.
- תבניות מותאמות אישית: צור תבניות עיצוב שונות לסוגי חשבוניות שונים.
- תזכורות אוטומטיות: הגדר תזכורות אוטומטיות לחשבוניות שלא שולמו.
- אינטגרציה עם מערכות אחרות: חבר את מודול החשבוניות למערכות חשבונאות או בנקאות.
