שלב 1: איתור החשבונית

ראשית, עליך לאתר את החשבונית שברצונך לשלוח:

1. היכנס למודול החשבוניות ב-CRM.
2. השתמש בפונקציית החיפוש כדי למצוא את החשבונית הרצויה לפי מספר חשבונית, שם לקוח, או כל פרמטר אחר.
3. לחץ על החשבונית כדי לפתוח אותה.

שלב 2: פתיחת חלון שליחת אימייל

לאחר שאיתרת את החשבונית הרצויה:

1. חפש כפתור או אפשרות בשם "שלח באימייל" או "שלח ללקוח".
2. לחץ על הכפתור כדי לפתוח את חלון שליחת האימייל.

שלב 3: עריכת תוכן האימייל

בחלון שליחת האימייל, תוכל לערוך את תוכן ההודעה:

• נמען: כתובת האימייל של הלקוח תמולא אוטומטית אם היא קיימת במערכת. אם לא, הוסף את הכתובת ידנית.
• נושא: שורת הנושא תכיל בדרך כלל את מספר החשבונית. ניתן לערוך אותה לפי הצורך.
• תוכן: המערכת תמלא תבנית ברירת מחדל. ערוך את התוכן כדי להתאימו ללקוח הספציפי או להוסיף מידע נוסף.

שלב 4: צירוף החשבונית

החשבונית תצורף אוטומטית לאימייל כקובץ PDF. וודא:

• שהקובץ המצורף מופיע ברשימת הקבצים המצורפים.
• ששם הקובץ תקין ומובן (לדוגמה: "חשבונית_מספר_123.pdf").

שלב 5: בדיקה לפני שליחה

לפני השליחה, בצע בדיקה סופית:

• וודא שכתובת האימייל של הלקוח נכונה.
• קרא שוב את תוכן האימייל לאיתור שגיאות כתיב או ניסוח.
• בדוק שהחשבונית המצורפת היא הנכונה ובפורמט המתאים.

שלב 6: שליחת האימייל

לאחר שווידאת שהכל תקין:

1. לחץ על כפתור "שלח" או "שלח עכשיו".
2. המתן לאישור מהמערכת שהאימייל נשלח בהצלחה.

שלב 7: מעקב ותיעוד

לאחר השליחה:

• המערכת תתעד אוטומטית את שליחת החשבונית בהיסטוריית הלקוח.
• בדוק את הלשונית "היסטוריית אימיילים" או "פעילות" בכרטיס הלקוח לאימות השליחה.
• אם קיימת אפשרות מעקב, תוכל לראות אם הלקוח פתח את האימייל או הוריד את החשבונית.