שלב 1: איתור החשבונית

ראשית, עליך לאתר את החשבונית שעבורה התקבל התשלום:

1. היכנס למודול החשבוניות ב-CRM.
2. השתמש בפונקציית החיפוש כדי למצוא את החשבונית הרצויה לפי מספר חשבונית, שם לקוח, או כל פרמטר אחר.
3. לחץ על החשבונית כדי לפתוח אותה.

שלב 2: הוספת תשלום חדש

לאחר שאיתרת את החשבונית הרצויה:

1. חפש כפתור או אפשרות בשם "הוסף תשלום" או "רשום תשלום".
2. לחץ על הכפתור כדי לפתוח את טופס רישום התשלום.

שלב 3: הזנת פרטי התשלום

בטופס רישום התשלום, תתבקש להזין מספר פרטים חשובים:

• סכום התשלום: הזן את הסכום שהתקבל מהלקוח.
• תאריך התשלום: בחר את התאריך שבו התקבל התשלום.
• אמצעי תשלום: בחר את שיטת התשלום (למשל: העברה בנקאית, צ'ק, מזומן, כרטיס אשראי).
• מספר אסמכתא: אם רלוונטי, הזן מספר אסמכתא (כמו מספר צ'ק או מספר עסקה).
• הערות: הוסף הערות נוספות אם נדרש (למשל, "תשלום חלקי", "תשלום מוקדם").

שלב 4: אימות פרטי התשלום

לפני שמירת התשלום, בצע בדיקה סופית של הפרטים:

• וודא שהסכום שהוזן תואם את הסכום שהתקבל בפועל.
• בדוק שתאריך התשלום מדויק.
• וודא שבחרת את אמצעי התשלום הנכון.
• אם הזנת מספר אסמכתא, וודא שהוא מדויק.

שלב 5: שמירת התשלום

לאחר שווידאת שכל הפרטים נכונים:

1. לחץ על כפתור "שמור" או "אשר תשלום".
2. המתן לאישור מהמערכת שהתשלום נרשם בהצלחה.

שלב 6: הנפקת קבלה

לאחר רישום התשלום, ייתכן שתרצה להנפיק קבלה ללקוח:

• חפש אפשרות "הנפק קבלה" או "צור קבלה" ליד פרטי התשלום.
• אם קיימת אפשרות כזו, לחץ עליה כדי ליצור קבלה אוטומטית.
• בדוק את פרטי הקבלה לפני שליחתה ללקוח.

שלב 7: מעקב ודיווח

לאחר רישום התשלום:

• בדוק שהתשלום מופיע בדוח התקבולים של העסק.
• וודא שיתרת הלקוח התעדכנה בהתאם.
• אם החשבונית שולמה במלואה, וודא שסטטוס החשבונית השתנה ל"שולם".